Ön Muhasebe Programı Seçerken Bakılması Gereken 9 Kriter

Ön muhasebe programı seçimi, çoğu işletmede birbirine benzeyen özellik listelerinin karşılaştırılmasıyla başlar ve genellikle fiyat kararıyla biter. Oysa iki yıl sonra pişmanlık yaratan konular listede yazan özellikler değil, listede hiç yazmayan başlıklar oluyor: verinizin kimde durduğu, arıza günü kimi arayacağınız, büyüdüğünüzde sistemin sizinle gelip gelmeyeceği.

Aşağıdaki dokuz kriter, marka bağımsız bir değerlendirme çerçevesi sunuyor. Hangi ürünü seçerseniz seçin, bu soruların cevabını yazılı almanızı öneririz.

1. e-Fatura ve e-Belge uyumu

Bugün e-Fatura mükellefi değilseniz bile, ciro eşikleri ve sektörel zorunluluklar dikkate alındığında ileride olma ihtimaliniz yüksek. Programın e-Fatura, e-Arşiv ve e-İrsaliye tarafında ne yaptığını net sorun.

Dikkat edilecek ayrım şu: bazı programlar sadece belgeyi üretir, gönderimi ayrı bir portalda elle yapmanızı bekler. İşe yarayan kurulum, faturanın kestiğiniz ekrandan çıkıp entegratöre gitmesi ve gelen faturaların otomatik olarak sisteme düşmesidir. Aradaki fark, ayda birkaç saatlik iş gücüdür.

2. Çok kullanıcı ve yetkilendirme

Tek kişilik kullanımda her şey basittir. Sorun ikinci kullanıcıyla başlar. Sormanız gerekenler:

• Aynı anda kaç kişi çalışabilir?
• Kullanıcı eklemenin maliyeti nedir?
• Yetki ekran bazında mı, işlem bazında mı?
• Kim neyi değiştirdi, kayıt tutuluyor mu?

Özellikle son madde önemsiz görünür ama bir kaydın neden değiştiğini araştırdığınız ilk günde değerini anlarsınız.

3. Veri sahipliği ve dışa aktarım

Bu, en az sorulan ve en pahalıya patlayan başlıktır. Verinizin kimde ve hangi formatta durduğunu bilmeniz gerekir.

Somut soru şudur: "Yarın bu programı bırakmak istesem, verimin tamamını hangi formatta, ne kadar sürede ve hangi ücretle alabilirim?" Cevabı net verilmeyen her ürün, ilerisi için bir risktir. Bulut kullanımında sözleşmenin veri iadesi maddesini mutlaka okuyun.

4. Yerel destek: kim, ne zaman, nasıl?

Ön muhasebe programının çöktüğü gün, fatura kesilemez ve tahsilat yapılamaz. O gün önemli olan yazılımın özellik sayısı değil, telefonun karşısında birinin çıkmasıdır.

Yazılım kararı aslında bir destek kararıdır. Programı yılda bir kez seçersiniz; desteği her hafta kullanırsınız.

Şunları sorun: destek hangi saatlerde veriliyor, uzak bağlantı dışında yerinde müdahale var mı, size bakan ekip nerede duruyor, ilk yanıt süresi taahhüt ediliyor mu. Ordu gibi bölgelerde çalışan işletmeler için "yerinde müdahale" maddesi, çoğu özellikten daha belirleyicidir.

5. Mevcut verinizin aktarımı

Sıfırdan başlayan işletme azdır. Elinizde bir Excel dosyası, eski bir program veya en azından bir cari defteri vardır. Sorulacak sorular:

• Cari kartlar toplu aktarılabiliyor mu?
• Açılış bakiyeleri nasıl giriliyor?
• Stok ve fiyat listesi aktarımı dâhil mi?
• Aktarım kurulum bedeline dâhil mi, ek mi?

Aktarımın ücretli olması sorun değil; sonradan öğrenilmesi sorundur. Teklifte ayrı kalem olarak görünmesini isteyin.

6. Eğitim ve devreye alma

Program ne kadar iyi olursa olsun, kullanılmayan modül yok hükmündedir. Eğitimin kaç saat olduğu, nerede verildiği ve kimlere verildiği baştan konuşulmalı. Uzaktan yapılan tek seferlik bir tanıtım toplantısı eğitim değildir.

İyi bir devreye alma planında şunlar bulunur: rol bazlı eğitim (kasiyer, muhasebe, yönetici ayrı ayrı), yazılı ya da videolu kısa kılavuz, canlıya geçişten sonraki ilk haftada takip. Bunları teklifte görmek istersiniz.

7. Güncelleme politikası

Mevzuat değişir; programın da değişmesi gerekir. Sorulacaklar: güncellemeler ücrete dâhil mi, ne sıklıkla yayınlanıyor, güncelleme sırasında sistem ne kadar süre durur, geri alınabilir mi?

Bir başka önemli nokta: güncelleme sizin onayınızla mı yoksa otomatik mi geliyor? İki modelin de artısı var, ama yoğun sezonun ortasında habersiz gelen bir güncelleme kimseyi sevindirmez.

8. Yedekleme ve iş sürekliliği

Yedekleme konusunda üç soruyu birlikte sormak gerekir: yedek nereye alınıyor, ne sıklıkla alınıyor ve geri dönüşü hiç denendi mi?

Üçüncüsü kritiktir. Alındığı sanılan ama geri yüklenemeyen yedek, olmayan yedekle aynı şeydir. Kurulumdan sonra bir kez, kontrollü biçimde geri yükleme denemesi yapılmasını isteyin. Ayrıca yedeğin en az bir kopyasının işletme dışında (bulutta ya da başka bir lokasyonda) durması gerekir; yangın ve hırsızlık aynı odadaki iki diski birlikte götürür.

9. Büyüme esnekliği

Bugünkü ihtiyacınıza göre seçim yapmak doğrudur; ama üç yıl sonrasını hiç düşünmemek pahalıdır. Değerlendirirken şu tabloyu kendinize doldurun:

Buradaki amaç bugün ihtiyacınız olmayan modülleri satın almak değil; ihtiyaç doğduğunda sistemi baştan değiştirmek zorunda kalmamaktır.

Demoyu doğru izlemek

Dokuz kriterin çoğunun cevabı demo toplantısında ortaya çıkar — yeter ki demo, hazırlanmış bir sunum gösterisi olmaktan çıkarılsın. Standart demolarda satıcı en iyi bildiği senaryoyu, en temiz veriyle gösterir. Sizin görmeniz gereken ise kendi işinizin en karışık senaryosudur.

Pratik bir yöntem: toplantıdan önce üç gerçek senaryo hazırlayın ve bunların ekranda canlı yapılmasını isteyin. Örneğin bir müşteriye parçalı ödemeli satış yapılması, ardından bir kısmının iade edilmesi ve cari bakiyenin doğru güncellendiğinin gösterilmesi. Ya da vadesi geçmiş alacakların listesinin alınması ve oradan doğrudan ekstre çıkarılması. Bu senaryolar akıcı biçimde yapılabiliyorsa program günlük işinizi taşıyabilir demektir.

Demoda dikkat edilmesi gereken ikinci nokta, kaç tuşa basıldığıdır. Günde yüz kez tekrarlayacağınız bir işlem yedi adım sürüyorsa, bu yıl boyunca ciddi bir zaman kaybına dönüşür. Sık yapılan işlemlerin kısayolları olup olmadığını sorun.

Üçüncüsü de rapor tarafı. "Rapor alınabiliyor mu" sorusunun cevabı her üründe evettir. Doğru soru şudur: sizin her ay baktığınız üç rakam, kaç tıklamayla ve ne kadar sürede ekrana geliyor? Raporu dışa aktarıp Excel'de yeniden düzenlemeniz gerekiyorsa, o rapor aslında yok demektir.

Karar verirken

Dokuz kriterin tamamında en iyi olan tek bir ürün yok. Piyasadaki yerleşik çözümlerin her birinin güçlü olduğu ve zayıf kaldığı alanlar var; doğru seçim işletmenizin büyüklüğüne, sektörüne ve çalışma düzenine bağlı. Bir toptancının ihtiyacı ile bir kafenin ihtiyacı aynı değil, aynı olmasını beklemek de doğru değil.

Pratik bir öneri: kısa listenizdeki her ürün için bu dokuz başlığı bir sayfaya yazın ve satıcıdan yazılı cevap isteyin. Sözlü verilen cevapların yarısı kurulum gününde farklı çıkar. Yazılı cevap veren taraf, verdiği cevabın arkasında durur.

Ön muhasebe tarafında hangi modüllerin bir arada çalıştığını görmek isterseniz ön muhasebe programı sayfamıza, işletme ölçeğine göre hazırlanmış paketler için KOBİ paketi sayfamıza bakabilirsiniz. Karar öncesi mevcut sisteminizi birlikte değerlendirmek isterseniz yerinde görüşme yapıyoruz.