ERP Programı Değiştirirken Verilerinizi Kaybetmemek İçin 7 Adım

Program değiştirme kararı genellikle bir birikimin sonucudur: destek alınamıyordur, sistem yavaşlamıştır, ihtiyaç duyulan modül yoktur ya da işletme büyümüş, mevcut yapı yetişememiştir. Karar doğru olabilir; ama geçişin kendisi ayrı bir projedir ve plansız yürütüldüğünde yeni programın suçu olmayan sorunlar ortaya çıkarır.

Bu yazıda geçişin gerçek risklerini ve bu riskleri azaltan yedi adımı anlatıyoruz. Baştan söyleyelim: en büyük risk verinin kaybolması değil, verinin eksik ya da yanlış taşınıp aylarca fark edilmemesidir.

Program değiştirmenin gerçek riskleri

Geçiş projelerinde tekrar tekrar karşımıza çıkan sorunlar şunlar:

• Açılış bakiyelerinin tutmaması
• Geçmiş hareketlerin erişilemez hale gelmesi
• Aynı carinin iki kez oluşması
• Stok maliyetlerinin sıfırlanması
• Personelin eski alışkanlıkta ısrar etmesi
• Geçişin sezonun ortasına denk gelmesi

Dikkat edilirse bunların yalnızca biri teknik. Geri kalanı planlama ve insan konusu. Geçiş projelerinin başarısı da çoğunlukla burada belirleniyor.

1. Veri envanteri çıkarın

İlk adım, taşınacak şeylerin listesini yapmaktır. Bu liste sanılandan uzundur:

Envanteri çıkarırken her satır için tek soruyu cevaplayın: bu veri yeni sistemde günlük olarak kullanılacak mı, yoksa yalnızca geçmişe bakmak için mi lazım? Günlük kullanılacaksa taşınır; sadece bakılacaksa arşivlemek çoğu zaman daha doğru ve çok daha ucuzdur.

2. Dışa aktarım formatlarını erkenden test edin

Eski programdan veriyi hangi formatta alabildiğinizi, sözleşmeyi imzalamadan önce öğrenin. Genellikle Excel/CSV çıktısı mümkündür; bazı durumlarda veritabanı yedeği alınabilir.

Burada iki tuzak var. Birincisi, dışa aktarımın ücretli ya da kısıtlı olması. İkincisi, çıktının teknik olarak alınabilmesine rağmen kullanılamaz olması: Türkçe karakterlerin bozulması, tarih ve ondalık ayracının karışması, tek hücreye sığdırılmış adres alanları. Bu yüzden tam aktarımdan önce mutlaka küçük bir örnek çıktı alın ve gözle kontrol edin.

Geçişte kaybedilen veriden daha tehlikelisi, taşındığı sanılan ama yanlış taşınan veridir.

3. Açılış bakiyelerini mutabakatla kapatın

Bu adım geçişin kalbidir. Belirlediğiniz kesim tarihinde eski sistemdeki bakiyeler dondurulur ve yeni sisteme açılış fişi olarak girilir.

Uyulması gereken kurallar:

1. Kesim tarihi net olsun. Ay ya da dönem sonu tercih edilir; ayın ortasında yapılan kesim mutabakatı zorlaştırır.
2. Cari bakiyeler müşteriyle mutabık kalınsın. Yanlış devreden bakiye, aylar sonra tahsilat görüşmesinde ortaya çıkar.
3. Stok bakiyesi fiili sayımla desteklensin. Eski sistemdeki rakamı olduğu gibi taşımak, mevcut hatayı yeni sisteme miras bırakır.
4. Stok maliyeti unutulmasın. Yalnızca miktarı taşıyıp maliyeti sıfır bırakmak, ilk aylardaki kârlılık raporlarını tamamen anlamsız kılar.
5. Kasa ve banka bakiyeleri ekstreyle doğrulansın.

4. Paralel çalışma dönemi planlayın

Paralel çalışma, belirli bir süre boyunca kritik işlemlerin hem eski hem yeni sistemde yürütülmesidir. Amaç, yeni sistemin çıktısını bilinen bir referansla karşılaştırabilmektir.

Uzun tutmayın. Paralel dönem çift iş demektir; personel yorulur ve bir noktadan sonra kayıtlardan biri ihmal edilmeye başlar. Bir ayı geçmeyen, mümkünse bir fatura döneminin tamamını kapsayan bir süre çoğu işletme için yeterlidir.

Paralel dönemin sonunda şu üçünü karşılaştırın: dönem cirosu, cari bakiye toplamı ve stok değeri. Üçü tuttuysa geçişe hazırsınız demektir.

5. Yetki kurgusunu baştan yapın

Yeni sisteme geçiş, yetki yapısını yeniden düşünmek için nadir bulunan bir fırsattır. Eski sistemde zamanla herkes her şeye erişir hale gelmiştir; yeni kurulumda bunu tekrarlamayın.

Rol bazlı düşünün: kasiyer, satış personeli, satın almacı, muhasebe, yönetici. Her rolün hangi ekranı görebileceğini, hangi işlemi yapabileceğini ve neyi silebileceğini yazılı olarak belirleyin. Özellikle "kayıt silme" ve "tarihi geçmiş belge düzeltme" yetkilerini dar tutun.

Ayrıca işlem kayıtlarının (log) açık olduğundan emin olun. Sorun çıktığında değil, sorun çıkmadan önce açılmış olması gerekir.

6. Eğitimi role göre ve geçişten hemen önce yapın

İki yaygın hata var: eğitimi herkese aynı içerikle vermek ve geçişten haftalar önce yapmak. Birincisi ilgisiz bilgiyle insanları yorar, ikincisi unutulur.

Doğrusu, her rolün yalnızca kendi işini kapsayan bir eğitim alması ve bunun canlıya geçişe yakın bir tarihte yapılmasıdır. Eğitimden sonra her kullanıcının kendi ekranında birkaç gerçek işlem yapması, saatlerce anlatımdan daha etkilidir.

Bir de şu var: her departmandan bir "anahtar kullanıcı" belirleyin. Küçük soruları bu kişiler cevaplarsa destek hattı gerçek sorunlara ayrılır ve öğrenme çok daha hızlı yayılır.

7. Canlıya geçişi doğru güne koyun

Canlıya geçiş günü, işletmenin en sakin dönemine denk getirilmelidir. Yaz turizminin zirvesinde, okul açılışı öncesi kırtasiye yoğunluğunda ya da yıl sonu kapanış telaşında geçiş yapmak, hem personelin öğrenme kapasitesini hem de destek ekibinin müdahale imkânını daraltır.

Geçiş gününde hazır olması gerekenler:

• Eski sistemin tam yedeği alınmış olmalı
• Eski sisteme okuma erişimi bir süre korunmalı
• Destek ekibi o gün ulaşılabilir olmalı
• Geri dönüş senaryosu yazılı olmalı
• İlk gün raporları akşam kontrol edilmeli

Özellikle ikinci madde önemli. Eski sistemin lisansını geçiş gününde kapatmayın; birkaç ay boyunca en azından okuma amaçlı erişilebilir kalması, "geçen sene bu müşteriye ne satmıştık" sorusunun cevabını korur.

Geçişin görünmeyen maliyeti

Geçiş bütçesi hazırlanırken genellikle yalnızca yeni yazılımın lisans ve kurulum bedeli hesaplanır. Oysa asıl maliyet başka kalemlerde birikir ve bunları baştan görmek, kararı daha sağlıklı verdirir:

• Veri hazırlama ve temizleme iş gücü
• Paralel dönemdeki çift kayıt yükü
• Eğitim süresince düşen verimlilik
• Eski sistemin bir süre daha açık tutulması
• İlk aylarda artan destek ihtiyacı

Bunların hiçbiri kaçınılabilir değil; ama planlandığında sürprize dönüşmez. Özellikle veri temizliği hafife alınmamalı. Yıllar içinde birikmiş mükerrer cari kartlar, kullanılmayan stok kodları ve yanlış birim tanımları yeni sisteme olduğu gibi taşınırsa, temiz bir başlangıç fırsatı kaçırılmış olur. Geçiş, envanteri sadeleştirmek için elinize geçen en iyi andır.

Bir başka görünmeyen kalem de karar süresidir. Geçiş projesi boyunca işletme sahibinin ve kilit personelin belirli sayıda toplantıya katılması gerekir. Bu zamanı takvime yazmayan projeler, teknik olarak sorunsuz ilerlese bile karar bekleyen konular yüzünden uzar.

Geçişten sonra

Canlıya geçiş bitiş değil, başlangıçtır. İlk ayda haftalık, sonrasında aylık kontrol toplantıları yapın: hangi modül kullanılmıyor, hangi rapor okunmuyor, personel nerede zorlanıyor. Kullanılmayan modül genellikle kötü olduğu için değil, nasıl kullanılacağı anlatılmadığı için kullanılmaz.

Geçiş sürecini nasıl yürüttüğümüzü proje süreçlerimiz sayfasında ayrıntılı anlattık. Mevcut sisteminizden hangi verilerin taşınabileceğini önceden görmek isterseniz, geçiş kararı vermeden önce ücretsiz bir veri envanteri çalışması yapıyoruz; çözümlerimizi inceleyip bize ulaşabilirsiniz.